UNIDAD INFORMÁTICA
I. OBJETIVO
Brindar a los trabajadores de la Secretaría de Fomento Económico y Trabajo del Gobierno del Estado, una herramienta para llevar el control eficiente de las incidencias de los recursos informáticos, así como el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.
II. ALCANCE
Aplica a todo el personal adscrito de la Secretaría de Fomento Económico y Trabajo del Gobierno del Estado que cuenten bajo su resguardo un equipo informático.
III. FUNDAMENTO LEGAL
Ámbito Federal
No aplica.
Ámbito Estatal
Artículo 487, fracción VIII, IX, X, XI, XII y XIV; del Código de la Administración Pública de Yucatán.
IV. DEFINICIONES
DAF: Dirección de Administración y Finanzas.
Secretaría: Secretaría de Fomento Económico y Trabajo.
SIGEY: Sistema Integral del Gobierno del Estado de Yucatán.
STIC: Subsecretaría de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
V. RESPONSABILIDADES
1. Director de Administración y Finanzas
1.1. Dar visto bueno del material/refacciones del equipo de cómputo solicitado
2. Líder de Proyectos.
2.1. Dar visto bueno de la recepción de las solicitudes de orden de servicio.
2.2. Autorizar las solicitudes de orden de servicio.
2.3. Asignar al personal que va a proporcionar la orden de servicio.
2.4. Realizar seguimiento a la orden de servicio.
2.5. Solicitar refacciones al área de compras.
2.6. Solicitar dictamen de baja STICS
2.7. Turnar al analista administrativo dictamen para digitalizar y archivar en sistema.
3. Programador
3.1. Realizar la orden de servicio al que fue asignado
3.2. Informar del término del servicio asignado
4. Analista Administrativo.
4.1. Recepción de solicitud
4.2. Recibir dictamen/solicitud, digitalizar, adjunta al sistema y archiva.
5. Usuario.
5.1. Requerir el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo de los bienes informáticos que están bajo su resguardo.
5.2. Dar visto bueno de la realización del servicio realizado.
VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Usuario:
1. Solicita un requerimiento de un servicio de informática por medio de atención telefónica, correo o personalmente, se hace el llenado del formulario en el sistema.
Analista Administrativo:
2. Captura la solicitud en el sistema SIGEY iniciando el proceso CAPTURA.
3. ¿Captura correcta?
Si: Continúa en la actividad 5.
No: Continúa en la actividad 4.
4. Cambia a la etapa CANCELADO y concluye el proceso.
5. Cambia a la etapa de RECEPCIONADA
6. ¿Procede la solicitud recibida?
Si: Continúa en la actividad 8.
No: Continúa en la actividad 7.
Líder de Proyectos:
7. Cambia a la etapa RECHAZADA, informa al área solicitante para realiza las modificaciones. Regresa a la actividad 2.
8. Cambia la solicitud de servicio recibida a CAPTURA APROBADA.
9. Envía la solicitud de servicio a la etapa POR AUTORIZAR.
10. Da su visto bueno del servicio y lo cambia a la etapa de AUTORIZA INFORMATICA.
11. Determina cuál informático realizará el servicio considerando sus funciones y disponibilidad y lo cambia a la etapa SOLICITUD ASIGNADA.
Programador:
12. Realiza las acciones que correspondan para dar solución a la solicitud, quedando en la etapa de VO. BO. INFORMATICA.
13. ¿Se requiere material para su reparación?
Si: Continúa en la actividad 14.
No: Continúa en actividad 20.
14. Imprimir solicitud de dotación de papelería.
Director de Administración y Finanzas:
15. Da su visto bueno “Dotación de RefacciónConsumibles” el Director de Administración y Finanzas.
Líder de Proyectos:
16. Solicita la pieza o accesorio al área de recursos materiales y se realiza el servicio.
17. ¿Se reparó el equipo?
Si: continúa en la actividad 19.
No: continúa en la actividad 18.
18. Si el motivo de la solicitud fue un daño que no tenga reparación pasará a la etapa de BAJA EQUIPO, considerando el dictamen de baja por medio de la STIC.
19. Cambia a la etapa de REPARADO.
Usuario:
20. Califica el servicio realizado.
Líder de Proyectos:
21. Pasa a la etapa de ATENDIDO.
Analista Administrativo:
22. Imprime el formato de la solicitud de servicio del SIGEY.
Usuario:
23. Firma de conformidad.
Analista Administrativo:
24. Escanea y se sube al sistema SIGEY para que quede constancia de la atención realizada al usuario.
Fin del procedimiento.
ALCANCE
Esta norma va dirigida a todos los usuarios finales de equipos de cómputo y/o periféricos al igual que a los responsables de las UI de Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
ADQUISICIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO Y/O PERIFÉRICOS
1.1 Los titulares de las dependencias y entidades del poder ejecutivo del gobierno del estado de Yucatán, proveerán a su personal de equipo de cómputo, como herramienta de trabajo para cuyo desempeño institucional se considere necesario.
1.2 Toda adquisición de equipo de cómputo y/o periféricos debe realizarse de acuerdo con las especificaciones técnicas vigentes definidas por la dirección de gestión tecnológica (DGT).
1.3 Para la adquisición de equipos de cómputo con características no descritas o diferentes a las especificaciones técnicas vigentes, se requerirá informe técnico de la UI(unidad de informática), o su correspondiente, que deberá contener la justificación de la adquisición incluyendo los costos y beneficios de la misma. Dicho informe deberá ser enviado vía oficio a la dirección de administración y finanzas para su autorización.
INSTALACIÓN Y UBICACIÓN DEL EQUIPO Y/O PERIFÉRICOS
I. Todo equipo de cómputo debe estar conectado a una línea eléctrica regulada, polarizada y que cumpla con una adecuada tierra física tal cual lo marca el Manual Normativo de Cableado Estructurado y Tendido de Redes del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
II. Todo equipo de cómputo que esté conectado a una unidad de respaldo y/o regulación debe estar en concordancia con la potencia de dicha unidad.
III. Es responsabilidad del usuario final tomar las precauciones necesarias contra sol, agua, polvo, humedad, temperatura, huracanes y otros factores que puedan dañar al equipo.
IV. En caso que la Entidad o Dependencia no cuente con aire acondicionado, el CPU del equipo debe ser colocado en un área ventilada.
V. Los UPS no deberán ser conectados en serie.
VI. Los UPS y por consiguiente, los equipos conectados a él, deberán ser apagados por el usuario final cuando su Dependencia o Entidad permanezca cerrada por más de 24 horas.
VII. No se deben conectar impresoras láser ni equipos con motores como refrigeradores, sacapuntas u otros directamente a los UPS.
VIII. Todo equipo conectado a la REVDV debe tener instalados antivirus y el agente de administración del antivirus, en caso contrario el usuario final tendrá la obligación de reportarlo de inmediato al responsable de su Unidad Informática.
IX. Cuando la fecha y hora de la computadora no estén correctas, el usuario final deberá informarlo al responsable de su UI.
X. Es responsabilidad del usuario final el traslado y reubicación del equipo de cómputo, la desconexión y conexión de equipo debe ser supervisada por personal de informática.
XI. Cuando el usuario final tenga que reubicar un equipo de cómputo o periférico debe notificarlo al responsable de su UI.
USO, MANTENIMIENTO y CUIDADO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO y/o PERIFÉRICOS
l. El usuario final no debe desarmar el equipo de cómputo que le haya sido asignado.
II. El usuario final no debe instalar componentes a los equipos de cómputo y periféricos.
Ill. El personal calificado de las UI es el único autorizado para remover o instalar componentes, reparar o gestionar la reparación de equipos de cómputo o periféricos. De no existir esta Unidad se deberá solicitar la atención de la STIC (Subsecretaría de Tecnologías de la Información y Comunicaciones).
IV. Cualquier cambio a la configuración original del equipo deberá ser realizada por el personal calificado de las UI.
V. La capacidad de almacenamiento del equipo de cómputo será utilizada única y exclusivamente para información, material y archivos referentes al trabajo institucional.
VI. No se debe tomar líquidos o comer cerca de un equipo de cómputo.
VII. Los equipos de cómputo o periféricos no deben ser decorados con figuritas, estampas, dibujos u otro tipo de objetos.
VlII. No se debe fumar en áreas donde haya equipo de cómputo.
IX. En caso de comprobarse el uso negligente del equipo de cómputo se notificará a las autoridades correspondientes.
X. La pérdida de la garantía del equipo provocada por el usuario final se notificará a las autoridades correspondientes.
XI. El costo de reparación del equipo de cómputo y/o periféricos por pérdida de garantía propiciada por negligencia, es responsabilidad del área administrativa que tenga bajo resguardo el equipo a reparar.
XII. Cuando un resguardante o usuario final se percate de que alguna o algunas de las piezas originales del equipo en cuestión hayan sido removidas o cambiadas, deberá notificarlo a su área de Recursos Materiales o Dirección Administrativa respectiva.
XIII. Es responsabilidad del resguardante del equipo de cómputo modificar la hoja de resguardo cuando exista intercambio de componentes entre equipo de cómputo, notificando al responsable del área de Recursos Materiales de su Entidad o Dependencia sobre este cambio.
XIV. Es responsabilidad del resguardante del equipo de cómputo al que se le dictamine su baja asegurarse de que en sus medios de almacenamiento se ha borrado toda la información almacenada.
INSTALACIÓN Y USO DE SOFTWARE
I. Los responsables de las UI deben mantener actualizado el inventario del software autorizado en su Entidad o Dependencia
II. En ningún equipo de cómputo deben estar instalados programas de juegos o pasatiempo.
III. Por ningún motivo se podrá instalar software que no esté autorizado en los equipos propiedad del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
IV. Es responsabilidad del resguardante del equipo de cómputo obtener la aprobación de su responsable de UI para realizar instalación de software en el equipo bajo su resguardo.
V. Los responsables de las UI no pueden proporcionar copias del software adquirido por el Poder Ejecutivo a los usuarios finales para su uso personal.
VI. No se pueden instalar respaldos de información del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado sin la autorización del responsable de la información original.
VII. No se pueden instalar respaldos de información del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado en equipos que no sean de su propiedad o que estén bajo su responsabilidad.
PERIFÉRICOS
Impresoras
1. Para el uso de impresoras se deben observar los siguientes aspectos:
1.1. No se deben utilizar cartuchos de tinta o tonner reciclados.
1.2. Sólo se deben utilizar medios de impresión específicas para el tipo de impresora
II. Cualquier problema de operación que la impresora presente, deberá ser notificado a las UI.
III. La atención y/o reparación de impresoras únicamente podrá ser resuelto por el personal calificado de las UI.
Cañón de Vídeo
1. Al utilizar cañones de vídeo es responsabilidad del usuario final:
1.1. Apagarlo correctamente y esperar hasta que el ventilador de enfriamiento de la lámpara se haya detenido para desconectar el aparato de la toma de corriente eléctrica.
1.2. Transportarlos e instalarlos tomando las precauciones necesarias para no ser golpeados, usando preferentemente sus estuches correspondientes.
1.3. Colocarlos sobre superficies planas y estables.
1.4. Al ser utilizados en exteriores tomar las precauciones necesarias contra sol, agua, polvo, humedad, temperatura y otros factores que puedan dañar al equipo.
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO Y SANCIONES
La STIC y el Área de Informática en conjunto con la Secretaría de la Contraloría General del Estado, son las encargadas de supervisar, analizar y evaluar el cumplimiento de esta normatividad. En caso de detectar cualquier incumplimiento o falta de aplicación de la misma se hará del conocimiento de las autoridades competentes con el fin de que se apliquen los procedimientos legales que correspondan.
Cualquier situación no contemplada en la aplicación de esta norma será resuelta por la STIC.
NORMAS PARA LA ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE NAVEGACIÓN EN INTERNET
I. El director del área encargado de solicitar por medio de un oficio o correo electrónico dirigido al titular de la DGT, con copia al titular de la STIC, la asignación o cancelación del servicio de navegación en internet para los usuarios de su área que considere conveniente, indicando la categoría de acceso y justificación del mismo.
II. Cuando el usuario deje de laborar en el Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado, la Dirección de Recursos Humanos de la Dependencia deberá informar vía oficio o correo-e al titular de la DGT con copia al titular de la STIC, para que se proceda a dar de baja la cuenta del usuario.
III. Los permisos de navegación por internet son clasificados en dos categorías de acceso básicas:
A) Normal. El usuario tiene acceso a los sitios Web comunes para trabajo.
B) Especial. Aquellos solicitados por el titular de la dependencia con contenido específico.
IV. Los Directores de área podrán solicitar al titular de la DGT vía correo-e o escrita, el perfil de las nuevas categorías.
NORMAS PARA EL USO DE INTERNET
I. La DGT notificará al solicitante de la cuenta, del alta del usuario al servicio de navegación en internet.
II. Toda actividad realizada con el servicio de navegación en internet es de única responsabilidad del usuario.
III. Es responsabilidad del usuario proteger la identidad de su cuenta y su clave de acceso (login y password).
IV. Queda prohibido el uso de cuentas y claves de acceso por personas distintas al usuario asignado, con o sin autorización del responsable.
V. La responsabilidad del uso de un nombre de usuario por terceras personas, autorizadas o no, recaerá sobre aquel usuario al que correspondan la cuenta de usuario indebidamente utilizada.
VI. El servicio de navegación en internet a través de la REVDV es de uso exclusivo para las actividades institucionales.
VII. Queda expresamente prohibido el uso de sistemas de intercambio de archivos punto a punto.
VIII. Al realizar declaraciones o expresar opiniones personales mediante el servicio de internet, se deberá indicar claramente que estas son de carácter personal y de ninguna manera reflejan las del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
IX. Se prohíbe el acceso a los sitios o páginas Web que contengan materiales amenazadores, pornográficos, racistas, sexistas o cualquier otro que degrade la calidad del ser humano, salvo aquellas requeridas por la naturaleza de las funciones institucionales del usuario.
X. Los permisos de navegación por internet únicamente se asignarán a cuentas de usuario personales. No serán asignados permisos de navegación por internet a cuentas de usuario institucionales.
XI. Es responsabilidad del usuario la descarga de cualquier archivo por este servicio y las consecuencias que de ello resulte.
XII. Cualquier deficiencia o funcionamiento anómalo del servicio de navegación en internet que observe el usuario deberá comunicarlo a su responsable de unidad informática.
XIII. Cualquier incumplimiento de estas normas que observe el usuario deberá comunicarlo a su responsable de unidad informática.
NORMAS DE ADMINISTRACIÓN
I. La DGT mantendrá una bitácora detallada del uso del servicio de navegación en internet proporcionado a través de REVDV.
II. La bitácora de navegación en internet sólo podrá ser analizada mediante solicitud escrita de la Secretaría de la Contraloría General del Estado.
III. Tanto la STIC y la DGT no serán responsables del acceso no autorizado o alteración de las transmisiones a datos enviados o recibidos o no enviados, ni de ninguna transacción realizada a través del servicio de navegación en internet proporcionado por la REVDV.
IV. La DGT tiene la facultad de suspender el servicio de navegación en internet bajo circunstancias que así lo requieran.
V. La DGT es la única que implementará mecanismos para administrar la navegación en internet.
ALCANCE
Esta norma aplica a las Dependencias del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado, y aquellas entidades del poder Ejecutivo del Gobierno del Estado que formen parte de la REVDV (Red Estatal de Voz, Datos y Video).
La responsabilidad de la aplicación de esta norma, en primera instancia es de todos los Titulares de Administración o en su caso, lo que marque el Reglamento Interno de las Dependencias y entidades. Los responsables de las Unidades Informáticas podrán asumir esta responsabilidad a través de la delegación de sus Titulares Administrativos.
DEL USO DEL SERVICIO
I. Toda actividad realizada a través del servicio de telefonía es responsabilidad del usuario.
II. Los servicios de telefonía fija de la REVDV no podrá usarse con fines lucrativos y/o comerciales personales.
III. Queda prohibido utilizar los servicios telefónicos de líneas de entretenimiento.
IV. Es responsabilidad de la persona a la cual se le ha asignado un aparato telefónico su uso adecuado.
V. Se entiende por adecuado:
a) El realizar un uso medido del mismo no excediéndose en el tiempo de llamada ni en el número de llamadas.
b) El cuidar físicamente el aparato telefónico
VI. No está permitido el desvío de llamadas hacia telefónicos celulares.
VII. Cualquier deficiencia o funcionamiento anónimo del servicio de telefonía fija que observe el usuario debe comunicarlo a su responsable de Unidad Informática.
DE LA VIGILANCIA DEL USO DEL SERVICIO, FACTURACIÓN Y TARIFICACIÓN
I. La STIC podrá solicitar a la Secretaría de la Contraloría General del Estado, la revisión de los archivos de facturación de las De y Entidades.
II. Los Titular de Administración de las Entidades y Dependencias deben proporcionar la facturación telefónica al Titular de la DGT cuando éste se las requiera.
III. Corresponde a la DGT proporcionar las facilidades técnicas a su alcance, que permiten a las Dependencias y Entidades identificar a aquellos usuarios que hacen un uso inadecuado de los servicios de telefonía.
IV. Es responsabilidad de los Titulares de Administración promover y fomentar el uso adecuado de la telefonía fija.
V. Todas las Dependencias y Entidades deben tener un medio de control y/o registro de llamadas telefónicas, el cual permita llevar un registro confiable de los mismos.
VI. Es responsabilidad del Titular de Administración supervisar el consumo telefónico e investigar las llamadas que por su duración o frecuencia reflejen probables casos de abuso del uso de la telefonía.
VII. Los Titulares de Administración deben comparar la facturación telefónica proporcionada por su proveedor de servicios de telefonía contra los reportes de consumo proporcionados por el medio de control que hayan implementado y solicitar a quien corresponda la aclaración de los conceptos que consideren pertinentes y en su caso, la aplicación de las sanciones correspondientes.
NORMAS PARA LA ASIGNACIÓN DE SERVICIOS DE TELEFONÍA FIJA
I. Los Titulares de Administración de las Dependencias o Entidades son los únicos que pueden solicitar el alta de usuarios a los servicios de telefonía fija
II. Para solicitar los servicios de telefonía fija, el Titular de Administración debe hacerlo vía oficio o correo electrónico al Titular de la DGT, indicando:
a) Nombre del funcionario a quien se le dará el servicio.
b) Departamento al que pertenece el funcionario.
c) Dirección a la que pertenece el funcionario.
d) Centro de costo al que pertenece el funcionario.
e) Permisos de telefonía solicitados.
f) Tipo de teléfono o extensión a operar.
III. Los permisos de telefonía que se pueden solicitar son:
a) Llamadas locales.
b) Llamadas a celular.
c) Llamadas de larga distancia nacional.
d) Llamadas de larga distancia internacional.
IV. La DGT comunicará al Titular de Administración solicitante la activación de los permisos correspondientes, haciéndole llegar la clave de marcación.
V. Es responsabilidad del usuario proteger la identidad de su clave de marcación de los servicios de telefonía fija.
VI. Queda prohibido el uso de claves de marcación por personas distintas al usuario asignado, con o sin autorización del responsable.
VII. Los Titulares de Administración podrán solicitar cambios a las claves de marcación, previa justificación.
VIII. Los Titulares de Administración deben revisar al menos si los permisos de telefonía asignados a sus usuarios, aun correspondan a los requeridos por sus funciones.
IX. Cuando un usuario cambie de adscripción o deje de laborar en el Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado, el Titular de Administración de su Dependencia o Entidad, debe informarlo vía oficio o correo electrónico al Titular de la DGT, para que se proceda a dar de baja los permisos de telefonía del usuario.
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO Y SANCIONES.
La STIC, la DGT en conjunto con la Secretaría de la Contraloría General del Estado, son las encargadas de supervisar, analizar y evaluar el cumplimiento de esta normatividad. En caso de detectar cualquier incumplimiento o falta de aplicación de la presente normatividad se hará del conocimiento de las autoridades competentes con el fin de que se apliquen los procedimientos legales o administrativos que correspondan.
El incumplimiento por parte del usuario del uso adecuado del servicio de telefonía fija puede ocasionar la suspensión y posterior baja del servicio, al igual que la aplicación de las sanciones contempladas en otras normas.
Cualquier situación no contemplada en la aplicación de ésta norma será resuelta por la STIC en conjunto con la DGT.
